Pourquoi cette nouvelle fonctionnalité ?
Jusqu'à présent, lorsqu'un client était associé à des pièces commerciales (tickets de caisse, factures, devis, commandes, etc.), la suppression de sa fiche n'était pas possible afin de préserver l'historique commercial.
La nouvelle fonctionnalité d'anonymisation permet désormais de supprimer les données personnelles du client tout en conservant les documents commerciaux nécessaires au suivi de l'activité.
Que se passe-t-il lors de l'anonymisation ?
L'anonymisation d'un contact entraîne la suppression des données personnelles associées à la fiche client :
- Nom et prénom
- Adresse postale
- Adresse e-mail
- Numéros de téléphone
- Toute autre donnée permettant d'identifier la personne
L'anonymisation est une action irréversible. Une fois réalisée, les données personnelles du client ne pourront pas être récupérées.Comment anonymiser un contact ?
Étape 1 : Rechercher le contact
Étape 2 : Sélectionner le contact
Accédez à la liste des contacts puis recherchez le client concerné. Cliquez sur "supprimer" dans le menu déroulant.
Cas n°1 : Le client a un compte et n'a jamais passé commande, il n'a donc pas de pièce commerciale rattachée.
La suppression classique se fera.
Cas n°2 : Le client a un compte et a déjà passé au moins une commande, il a donc des pièces commerciales rattachées à son compte.
La suppression se fera à l'aide de l'anonymisation. Cliquez sur "supprimer" dans le menu déroulant.
Étape 3 : Confirmer l'opération
Un message de confirmation s'affiche pour vous rappeler les conséquences de l'anonymisation.
Vérifiez que vous souhaitez bien supprimer définitivement les données personnelles du client puis confirmez l'opération.
Étape 4 : Vérifier la fiche client
Une fois l'opération terminée :
- Les données personnelles du client sont supprimées.
- Le compte client est considéré comme supprimé au regard du RGPD.
- Les pièces commerciales restent accessibles dans votre historique (Onglet Ventes).
- Le client ne pourra plus se connecter à son espace client.
- Le compte existera toujours sous le nom "anonymisé xx" dans la base contact.
Il ne sera plus possible de retrouver le client à l'aide de son nom ou son email, suite à l'anonymisation.
Conseil : Vous pouvez ensuite archiver le compte afin qu'il ne soit pas considéré comme un client dans votre base.
Bon à savoir
Il ne sera pas possible d'anonymiser un compte fournisseur.
Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l'anonymisation répond aux attentes des clients qui demandent la suppression de leurs données personnelles.
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