Comme vous le savez, avec la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données, vous devez en tant que E-Commerçant vous mettre en conformité. Vous devez pouvoir fournir à vos clients le moyen de récupérer la totalité de leurs données récoltées via votre solution.
Pour cela nous avons mis en place une fonctionnalité disponible via votre back office dans la rubrique Contact > Portabilité des données RGPD
Cela vous permettra de demander une archive de la totalité des données du client. Votre client pourra également effectuer cette demande directement via son extranet client.
Nous allons commencer tout d'abord par nous rendre dans Config > Configurer mon Oasis > RGPD pour vérifier le paramétrage par défaut :
4. Durée de vie maximum des archives exportées (si elles ne sont pas téléchargées) : La durée de vie est en heures, par défaut la durée de vie est de 24H. L'archive sera donc valable 24h pour laisser le temps au client de la téléchargée. Si aucun téléchargement n'est effectué et que le délai est dépassé, alors l'archive sera supprimée.
5. Durée de vie des archives exportées dès qu'elles ont été téléchargées : Actuellement la durée par défaut est de 1H , cela signifie qu'une fois l'archive téléchargée, celle-ci sera supprimée 1 heure après.
6. Adresse mail à contacter lorsque la docuthèque est pleine : Vous pouvez saisir un mail afin de vous alerter lorsque l'espace disque de la docuthèque est plein. Les archives une fois disponible sont enregistrées dans la docuthèque.
7. Accessibilité de la fonctionnalité : Vous pouvez autoriser la demande d'archive sur tous les canaux (BO, extranet web et mobile, caisse) ou seulement activer la fonctionnalité côté Back Office.
Attention : Une tâche planifiée passe toutes les 10 minutes afin de lancer la récupération des données des clients pour construire les archives.
Un paramétrage supplémentaire permettant d'informer les clients à l'inscription ou suite à un achat est disponible à la rubrique Contacts > Portabilité des données RGPD onglet "Configuration des partenaires/sous-traitants"
Vous pouvez également retrouver cet écran dans la rubrique Config > Informations société onglet "Législation"
Vous allez pouvoir et ce pour toutes les langues actives du site (ici FR et EN) :
3. Déclaration CNIL Global : Vous permet de rédiger directement la déclaration CNIL qui est affichée dans les mails envoyés en pied de mail.
4. Déclaration CNIL lié au formulaire d'inscription : Cette déclaration est affichée à côté du formulaire d'inscription destiné aux clients.
5. Conditions générales de ventes : Vous pouvez ajouter vos conditions générales de ventes au format PDF, ce document sera mis en pièce jointe de vos mails de confirmation de commandes.
6. Texte du bouton de confirmation de commande : Vous pouvez modifier le texte du bouton de confirmation de commande, par défaut le bouton affiche "Commander et Payer"
7. Déclaration des sous-traitants (dans le cadre de la RGPD) : Vous permet de déclarer vos sous traitants avec lesquels vous travaillez. Ces informations seront reportés en fin d'archive téléchargée par votre client.
Voilà le paramétrage est maintenant effectué.
Nous allons voir maintenant côté client puis côté commerçant comment nous pouvons récupérer notre archive.
1 ) Point de vue client
Voici les étapes résumées ci-dessous :
Le client se connecte à son extranet et peut accéder à la rubrique en cliquant sur le menu Portabilité de mes données :
Une fois arrivé sur cette interface le client peut :
- Accéder à l'historique des demandes d'archives et les télécharger si besoin.
- Statut : L'archive peut être "Non générée" - "Disponible" - "Expirée"
- Demandeur de l'export : Vous visualisez qui à effectuée la demande, vous même ou l'administrateur du site.
- Lien de téléchargement : Le lien qui vous permet de récupérer l'archive.
- Date de la demande : Date à laquelle la demande à été effectuée.
- Demander une archive de ses données en saisissant son mail et en cliquant sur "Exporter mes données" situé en haut à droite.
- Une fois la demande effectuée un message apparaît (Cf point 1 ) indiquant le délai avant de pouvoir effectuer une nouvelle demande et voir la demande d'archive dans la liste "Historique de mes demandes d'export" (Cf point 2)
2. En parallèle votre client reçoit un mail lui indiquant que sa demande a bien été prise en compte.
- Récupérer son archive via l'extranet client.
3. Une fois que l'archive est prête votre client reçoit un mail l'invitant à la télécharger. Les délais de disponibilité de l'archive sont indiqués dans le mail.
4. Le client peut maintenant télécharger son archive
Voici un aperçu de l'archive qui est contenue dans un fichier ZIP qu'il faudra donc décompresser, vous obtiendrez une page html que vous pourrez ouvrir en cliquant dessus :
2 ) Point de vue commerçant
De votre côté vous pourrez effectuer deux types d'actions :
- Lister et gérer les demandes d'archives :
Rappel : Pour accéder aux demandes d'archives, vous devez vous rendre dans Contacts > Portabilité des données RGPD
Vous pouvez rechercher les demandes effectuées en fonction de certains critères :
1. Contact : Vous pouvez filtrer par contact en saisissant son nom.
2. Date de demande d'exportation : Vous pouvez rechercher en fonction de la date de demande.
3. Statut de l'archive : Vous pouvez filtrer par statut de l'archive. Les différents statuts sont "Non générée" - "Disponible" - "Téléchargée par le demandeur" - "Expirée"
4. Email : Vous pouvez filtrer en sélectionnant un mail.
5. Canal : Vous pouvez filtrer les canaux étant utilisés pour effectuer les demandes d'archives.
Voici le listing des demandes plus en détails :
1. Statut : Une icône vous indique le statut en fonction de sa couleur :
Archive non générée
Archive non téléchargée
Archive disponible
Archive expirée
2. Client : Le nom du client.
3. Adresse mail d'envoi : L'adresse mail du client vers laquelle l'archive sera envoyée.
4. Demandeur de l'export : Si la demande est effectuée via le Back Office alors vous visualiserez le nom du compte de la personne ayant demandé l'archive.
5. Lien de téléchargement : Si l'archive est disponible vous pourrez la télécharger. Dans le cas contraire le message affiché sera le statut. (ex : archive non générée)
6. Date de demande : Date à laquelle la demande à été effectuée.
7. Action : Vous pouvez :
8. Visualiser / Modifier la demande : Vous retrouver les informations en détail de la demande d'archive. Concernant la modification seule l'adresse mail ou sera envoyée l'archive peut être modifiée.
9. Supprimer l'archive : L'archive sera supprimée.
Rappel : Attention les archives prennent de la place dans votre docuthèque, n'hésitez pas à effectuer des nettoyages de temps en temps.
- Programmer un export d'archive :
Vous pouvez programmer des exports d'archives (même principe que du point de vue Client vu plus haut) directement en cliquant sur le bouton "Programmer un export"
Ensuite il vous suffit de rechercher votre client (2) , de le sélectionner (3) et d'enregistrer la demande (4).
Un autre moyen existe pour créer une archive directement à partir de la fiche client :
Vous devez tout d'abord rechercher votre client puis le sélectionner. Ensuite vous rendre dans l'onglet "Législation" et effectuer votre demande de portabilité des données en cliquant sur le bouton "Demande de portabilité".
Et voilà vous savez tout de cette nouvelle fonctionnalité. Bon courage ;-)