La facturation mensuelle permet à une société d’envoyer à ses clients le récapitulatif de toutes les ventes réalisées durant un mois.
1. Activation & paramétrage
Cochez OUI pour activer l’option.
Activer la tâche planifié. C’est à dire que, tous les jours, le système va vérifier si il n’a pas des facture à générer. S’il trouve des opérations, il les exécute automatiquement.
Cette date définie à quand la facturation périodique commence. Cette date correspond très souvent à la date de mise en ligne du site ou à l’activation de l’option.
Commandes : permet d’automatiser le transfert de commande en facture.
Bon de livraison : permet d’automatiser le transfert de BL en facture. Préférez cette option plutôt que le transfert des commandes (point 5).
Pièce non payée : défini si oui ou non le système génère une facture sur les pièces non payées. Cette option est souvent à OUI car la facturation n’est à ce moment pas encore réalisée.
Pièce partiellement facturée : Autorise ou pas le transfert en facture des pièces déjà partiellement facturée. Je vous conseille de le mettre à NON dans un premier temps.
Facturation par adresse de livraison : Regroupe les factures par adresse de livraison et non pas par adresse de facturation (qui est le mode par défaut).
Validation de la facture : Une fois la facture créée, le système la valide automatiquement. Je vous conseille de mettre NON car une facture validée n’est plus modifiable. C’est gênant en cas d'erreur.
2. Configuration sur votre client
Pour configurer la facturation mensuelle d’un client, rendez-vous dans sa fiche contact, rubrique facturation périodique.
Pour activer la facturation, cliquez dans la case “Oui”.
Vous pouvez également désactiver cette facturation mensuelle en cliquant dans la case “Non”.
Remarque :
Il est important de vérifier que le type d’affichage du prix (encadré en vert) soit bien H.T. et non pas T.T.C. car cette facturation mensuelle ne s’applique que pour les clients B2B, c'est-à-dire les professionnels et non les particuliers.
Lors de la création du compte client, la case « Non » sera cochée par défaut, cela signifie qu’il faudra activer cette facturation manuellement.
Vous pouvez ensuite choisir la date de mensualisation de votre facture.
Exemple : Tous les 15 du mois.
3. Fonctionnement de la facturation périodique
Le système passe par exemple pour monsieur Dupond Jean le 1 mars.
Le système trouve quatre commandes à transférer en facture pour le mois de février.
La facture générée regroupe les quatre commandes, celle-ci reste éditable tant que vous ne la validez pas.
Sur la facture PDF vous retrouvez aussi les références des commandes d’origines.
Remarque :
Pour que les commandes ou que les bons de livraison soient sur la même facture, il ne faudra pas valider la première facture.
En effet, sur une facture mensuelle, une fois celle-ci validée, plus aucune commande ne pourra s’y ajouter et une nouvelle facture sera créée.
De plus, les factures provenant d’une commande ne se mélangeront pas avec les factures provenant d’un bon de livraison, cela génère deux factures différentes.