Facturation électronique : Communication des adresses électroniques (Module 3)

Afin de préparer la mise en place de la facturation électronique, il est impératif de pouvoir communiquer les adresses électroniques de facturation.

Pré requis 

Il faut que les adresses électroniques de facturation soient déterminées dans le back office d'Oasis.

Vous pouvez suivre cette documentation sur ce point ici.

Objectifs 

1. Pour les fournisseurs : Envoyer un mail d'information avec l'adresse électronique de facturation qu'ils devront utiliser
2. Pour les clients : Envoyer un mail de collecte avec un lien pour qu'ils puissent renseigner leur adresse électronique de facturation.

AU SOMMAIRE

• 1. Rédaction des emails 
• 2. Nom de domaine conforme SPF, DKIM, DMARC
• 3. Envoyer les emails 
  • 3.1 Choix : Action de collecte
  • 3.2 Choix : Action d'information
• 4. Gestion de la file d'envoi
• 5. Le formulaire de saisie : Action de collecte
• 6. Depuis l'extranet client
   

Introduction

1. Rédaction des emails 

Depuis le menu Site web > Emails transactionnels : 

2 emails sont créés automatiquement dans la section RFE. 

• Un email pour collecter l'adresse électronique de facturation : "Mise à jour de vos informations de facturation électronique (60575)" :

• Un email pour informer de l'adresse électronique de facturation : " Nouvelle adresse de facturation électronique (60574)".

Vous aurez cependant la main pour créer d'autres emails, des champs automatiques sont créés : 

- « @-AEF-@ » : Cette variable sera remplacée par l’adresse électronique choisie.

- « @-LIEN-SAISIE-RFE-@ » : Cette variable sera remplacée par le lien unique pour accéder au formulaire de saisie de l’adresse électronique de facturation.

2. Nom de domaine conforme SPF, DKIM, DMARC

Lorsque le volume de mails envoyés est élevé, il est important d'envoyer ces emails avec une adresse mail conforme pour être certains que ceux-ci arrivent en boîte de réception et que les IPs ne soient pas blacklistées. 

SPF : C'est une liste publiée par un domaine qui indique quels serveurs ont le droit d'envoyer des emails en son nom. Quand un email arrive, le serveur destinataire vérifie : « est-ce que ce serveur figure bien dans la liste autorisée du domaine expéditeur ? » Si oui, l'email passe ce test ; sinon, c'est suspect.

DKIM : C'est une signature numérique ajoutée à chaque email. Le domaine expéditeur signe son message avec une clé secrète, et le destinataire peut vérifier cette signature grâce à une clé publique. Cela garantit deux choses : que l'email vient bien du domaine annoncé, et qu'il n'a pas été modifié en cours de route.

DMARC : En cas d’échec au SPF et au DKIM, le DMARC dit quoi faire ? Supprimer le mail, le mettre en spam …

Si l'email d'expédition n'est pas conforme SPF, DKIM et DMARC, alors les emails seront envoyés avec le mail de secours : no-reply@spf.oasis-ecommerce.info

Si vous cliquez sur le lien "Comment rendre mon domaine conforme", vous serez redirigé vers le menu Config > Configurer mon OASIS > Général > Adresse d'expéditeur du site.

Si OASIS Projet gère votre nom de domaine, votre nom de domaine doit déjà être compatible, néanmoins si ce n'est pas le cas vous pouvez contacter le service client pour que nos équipes effectuent la configuration DNS.

3. Envoyer les emails 

Depuis le menu Contacts > Liste des contacts, il est possible d'envoyer les emails à vos contacts pour collecter des adresses électroniques de facturation ou informer de l'adresse électronique de facturation.

Cette action peut être effectuée unitairement ou en masse sur une sélection de contacts, avec l'action "Communication RFE".

Lorsqu'on clique sur cette action, une pop-up s'ouvre avec un choix entre "Collecter" ou "Informer".

3.1 Choix : Action de collecte

Principalement pour les contacts de type clients professionnels.

Lorsque le choix "Collecte" est effectué, il est possible de sélectionner l'email transactionnel souhaité de la section "Administration > RFE".

Un bouton "Envoyer" permet d'envoyer cet email à tous les contacts sélectionnés.

3.2 Choix : Action d'information

Principalement pour les contacts de type "Fournisseurs".

Lorsque le choix "Information" est effectué, il est possible de sélectionner l'adresse à communiquer, celles-ci sont renseignées dans les informations société sous la forme suivante :

- Désignation (adresse) 

- Exemple : Adresse achat : 405668306_achat.

Il est possible de sélectionner l'email transactionnel souhaité de la section "Administration > RFE".

Un bouton "Envoyer" permet d'envoyer cet email à tous les contacts sélectionnés.

Attention, une confirmation est demandée par Oasis pour effectuer l'envoi de l'email :

4. Gestion de la file d'envoi

Une file d'envoi est mis en place pour optimiser l'envoi de ses mails sans perturber l'envoi des mails du quotidien (demande de mot de passe, confirmation de commande, double authentification ...).

5. Le formulaire de saisie : Action de collecte

Dans l'email de collecte transmis aux clients professionnels, un lien permet au contact de venir saisir ses informations RFE dans un formulaire.

Le lien vers ce formulaire est sécurisé, il est protégé d'un token (code unique généré automatiquement) de 64 caractères minimum et expire au bout de 30 jours maximum.

Lorsque le formulaire a été renseigné, le lien est invalide, il ne pourra plus être utilisé.

Pour la validation du formulaire, un Hcaptcha pour éviter les attaques de robots.

Sur ce formulaire, il sera possible de renseigner une seule adresse électronique de facturation.

Si vous avez besoin de renseigner d'autres adresses électroniques de facturation, il faudra se connecter à son extranet client, puis se rendre dans le rubrique "Mes adresses électroniques de facturation".

Lorsque le client clique sur le lien, il accède à ce formulaire :

Les blocages possibles :

• Si le compte a déjà des adresses électroniques de renseignées
• Si le compte n’a pas de SIRET de renseigné
• Si le token est mauvais

• Si les 30 jours sont passés

1. Si le token est mauvais, expiré ou consommé, on accède à cette page :

2. Si le compte a déjà une adresse électronique de renseignée

3. Si le siret n’est pas renseigné, on ne peut pas renseigner l’adresse électronique de facturation

Un contrôle de l'adresse est effectué au fur et à mesure lorsqu'elle est renseignée :

Il faut que l’adresse contienne le SIREN dans tous les cas

Les cas possibles

• SIREN (Ex : 450668306)
• SIREN_suffixe (Ex : 450668306_compta)
• SIREN_SIRET (Ex : 450668306_ 45066830600035)
• SIREN_SIRET_routage (Ex : 450668306_ 45066830600035_achat)

Lorsque le remplissage du formulaire a abouti, un message de confirmation est présent sur le formulaire :

6. Depuis l'extranet client 

Dans l'extranet client, une rubrique "Mes adresses de facturation électronique" est présente dans la section "Mes informations" qui permet au client de saisir son ou ses adresses avec une désignation.

Ajouter ou modifier une adresse électronique de facturation :

Pour ajouter une nouvelle adresse électronique de facturation, il faudra cliquer sur le bouton "Ajouter une adresse de facturation".

Puis renseigner la désignation et l'adresse de facturation.

Un contrôle de l'adresse électronique renseignée est effectué.

Ci-dessous, les formats attendus :

• SIREN (Ex : 450668306)
• SIREN_suffixe (Ex : 450668306_compta)
• SIREN_SIRET (Ex : 450668306_ 45066830600035)
• SIREN_SIRET_routage (Ex : 450668306_ 45066830600035_achat)

Le numéro de SIRET est affiché au-dessus du champ "Désignation", pour que le client puisse vérifier que ce numéro est correct.

Si le SIRET doit être modifié, une indication est présente en dessous du numéro pour indiquer dans quelle rubrique le modifier. Un lien est également présent pour rediriger vers celle-ci. 

Supprimer une adresse électronique de facturation :

Une poubelle est disponible sur chacune des adresses électroniques de facturation pour supprimer celle-ci.

Facturation électronique : ce qu’il faut savoir