E-Réservation 


Des pré-requis sont indispensables avant d'activer cette fonctionnalité. (Configurer vos points de ventes, ajouter du stock, installer une caisse....)

Voir Fonctionnalité Web & Store


    a. Paramétrage de la fonctionnalité 


Vous pouvez maintenant activer cette fonctionnalité directement dans votre back-office (Si vous avez souscrit l'option) . 


Rubrique : Config > Configurer mon Oasis , recherchez "Réservation" et cliquez sur l'icône



Vous arrivez sur cette interface :




Vous devez rendre le "Module actif" en cliquant sur "OUI" puis cliquez sur le bouton


Deux sections vont s'ajouter à cet écran, la section "Paramètres" et la section "Pages" 


La section Paramètres : 



Cette section permet de régler le comportement de la fonctionnalité, dont voici la liste des paramètres : 


Attention : C'est une e-réservation par article, vous pouvez réserver plusieurs articles en effectuant plusieurs e-réservations. 


  1. Quantité maximum d'articles par e-réservation : Vous permet de définir la "quantité" maximum d'un même article pouvant être réservé. Par défaut le système configure 2 en quantité pour un client non connecté (Vous pouvez donc réserver un article en deux exemplaires)  , et 5 en quantité pour un client identifié. 
  2. Nombre maximum de e-réservations par client :  Vous permet de paramétrer le nombre maximum de e-réservations pour un client. Par défaut le système vous configure 15 e-réservation maximum pour un client non connecté, et 10 pour un client identifié.   
  3. Nombre total d'articles réservés par client : C'est le nombre total d'articles que peut réserver un client. Il est calculé automatiquement via ce que vous saisissez dans la case 1 et 2. Par défaut le système vous paramètre 30 articles max pour un client non connecté et 45 pour un client identifié. 
  4. Délai de e-réservation des articles (en jours) : C'est le nombre de jours (3 par défaut) avant que la e-réservation soit annulé automatiquement. 
  5. Délai de confirmation de la e-réservation par le magasin (en heures) : C'est le délai (2 par défaut) en heures qu'a le magasin pour confirmer cette e-réservation. 
  6. Envoi d'une alerte par email à chaque e-réservation : Vous pouvez alerter par mail d'une e-réservation le magasin concerné, ou tous les utilisateurs. 
  7. Validation par email de la e-réservation pour les clients non identifiés : Si un client n'est pas connecté alors un mail lui sera envoyé pour confirmer la e-réservation. Cela permet également de vérifier l'email saisi.



Attention :  En effet lorsqu'un client réserve un article, OASIS/Commerce réserve un article du stock de cet article et donc l'article réservé n'est plus disponible à la vente. Les contrôles permettent de libérer automatiquement le stock réservé dans le cas ou la e-réservation est annulée, ou empêcher des clients d'effectuer trop de e-réservations et donc de bloquer pour un certains temps votre stock. 


La section Mails et contenu : 



Dans la section "Mails et contenu" vous allez pouvoir éditer directement les mails envoyés (au client, au magasin...), voici les différents mails disponibles : 


  1. Mail internaute - 'Validation de la demande d’e-réservation' : Mail envoyé à l'internaute "Non identifié" pour lui demander de confirmer sa e-réservation (en fonction du paramétrage de la fonctionnalité) 
  2. Mail internaute - 'Confirmation de la demande d’e-réservation' : Mail envoyé à l'internaute pour confirmer que sa demande de e-réservation est bien prise en compte. A ce stade elle est toujours en attente de validation par le magasin.
  3. Mail internaute - 'Suivi de la demande d’e-réservation' : Mail envoyé à l'internaute pour lui confirmer la validation de sa e-réservation par le magasin. Ce mail lui permet de consulter sa e-réservation et éventuellement l'annuler. 
  4. Mail internaute – 'Annulation de la demande d’e-réservation': Mail envoyé à l’internaute lorsque sa demande d’e-réservation a été annulée par le magasin. 
  5. Mail internaute - 'Annulation de la e-réservation' : Mail envoyé par le magasin à l'internaute pour lui confirmer l'annulation intégrale de sa e-réservation.
  6. Mail magasin - 'E-réservation à traiter' : Mail envoyé au magasin pour indiquer les articles à mettre de côté.
  7. Mail magasin - 'Confirmation de la demande d’annulation' : Mail envoyé au magasin lorsque l'internaute annule une e-réservation.
  8. Page de contenu : Page de redirection (site) vers laquelle le client non connecté est redirigé une fois sa demande de e-réservation effectuée. (si paramètre activé)
  9. Page de contenu : Page de redirection (site) vers laquelle le client connecté ou non connecté est redirigé une fois sa demande de e-réservation effectuée. (paramètre non activé)
  10. Page de conditions générales d'utilisation : Page à personnaliser pour que l'internaute puisse voir les conditions générales d'utilisation avant la validation de la e-réservation.



Pour éditer un mail ou une page il vous suffit de cliquer sur le bouton




Votre fonctionnalité est maintenant configurée. 


Une dernière étape avant de pouvoir permettre aux clients de réserver. Vous devez choisir les articles qui pourront être réservés. 


Pour cela vous pouvez vous rendre directement sur la fiche de l'article concernée dans l'onglet "Paramétrage"  section "Éléments additionnels de la fiche article" et mettre à "OUI" la "Réservation Possible".


Ou si vous avez plusieurs articles à modifier, alors dans ce cas vous pouvez utiliser la modification en masse.



    b . Description de la fonctionnalité 


Nous allons passer maintenant à la description de la fonctionnalité, d'un point de vue internaute comme du point de vue commerçant. En effet l'internaute va demander la e-réservation, le commerçant va préparer la e-réservation, et la vente sera finalisée une fois que le client sera venu récupérer sa e-réservation.


    1a. Point de vue Internaute (Site Web). 


Dans notre exemple, l'internaute ne sera pas identifié, il va effectuer une réservation sur une paire de chaussure, il souhaite l'essayer dans le Magasin de Rouen car il n'est pas sur de la taille choisie. (Il a le pied gauche plus fort que le droit ;-) ) . Libre au commerçant avant de finaliser la vente de proposer des articles supplémentaires ( semelle, chaussettes, produits d'entretiens...) et également de lui créer une fiche client.


Voici l'aperçu de la fiche article de nos chaussures marrons lorsque l'internaute arrive sur la page  :


L'internaute n'a pas encore sélectionné la variante. Une fois sélectionnée il pourra obtenir des informations supplémentaires (ex : disponibilité par magasins)  et également réserver. 




  1. Faites votre choix : Vous permet de sélectionner la variante que vous souhaitez réservée.
  2. Réserver gratuitement en magasin : Après avoir cliqué, une pop-up s'ouvrira, et la liste des magasins disponibles apparaîtra. 
  3. L'internaute choisit son magasin et clique sur "Réserver", il aura un petit formulaire à remplir avant de cliquer de nouveau sur le bouton Réserver.                                                                                 

            





                    Après avoir cliqué sur le bouton "Réserver" un message de confirmation apparaît à l'écran. 

                    Pour rappel l'internaute n'est pas identifié, il devra donc valider sa e-réservation par email avant que celle ci soit envoyée au magasin (Ce paramètre peut être modifié).




        4. Choisir un magasin : En cliquant sur le lien vous pourrez voir la totalité des stocks disponibles par magasins.

        5. Choisir mon magasin : Vous pouvez choisir votre magasin préféré en cliquant sur ce lien. Il sera sélectionné par défaut et vous n'aurez pas à le choisir par la suite. 

            Rappel : En fonction de votre paramétrage le magasin peut être proposé à l'internaute dès l'arrivée sur la page d'accueil.




    1b. Point de vue Internaute (Site Mobile)


Même principe que pour le site web, l'internaute se retrouve sur le produit, choisit sa variante (1), clique sur le bouton "Réserver gratuitement en magasin" (2), choisit son magasin (3) remplit le formulaire  et clique de nouveau sur le bouton "Réserver" (6). 


L'internaute n'étant pas identifié, (et le paramétrage par défaut étant laissé) il reçoit à ce stade un mail (A personnaliser bien sur)  lui permettant de valider sa réservation. (cela permet d'éviter le spam, de bien vérifier le mail de l'internaute et d'éviter de réserver de la marchandise inutilement) 






Lors du clic sur le lien l'internaute est redirigé sur cette page que vous pouvez personnaliser. 



Il reçoit de nouveau un mail (que vous pouvez personnaliser) de confirmation de prise en compte de la réservation, en l'invitant à patientez 2h (temps que vous pouvez configurer dans le paramétrage) la confirmation du magasin.



Le magasin confirme la e-réservation du produit depuis le back office, l'internaute reçoit un mail (que vous pouvez personnaliser) pour le prévenir que sa e-réservation est disponible au magasin.



Nous sommes arrivé a la fin des actions internautes, maintenant c'est à vous de travailler ;-) 


    2. Point de vue commerçant 


La e-réservation est maintenant arrivée dans votre caisse, ou si vous n'avez pas de Caisse elle est également présente dans le back office. Des actions sont à effectués par vous même, comme par exemple préparer la e-réservation dans le cas ou le stock est disponible, ou  annuler la e-réservation dans le cas contraire. 


Nous allons voir cela ensemble, en commençant par les utilisateurs de la caisse. 


        a. Traiter une e-réservation via la Caisse


Sur votre caisse vous pouvez voir les e-réservations en attente en cliquant sur le bouton "E-Réservation à préparer"



    Comme on peut le voir sur la capture, le nombre de e-réservation en attente de traitement (Non traitée) apparaît à côté du bouton. Actuellement 1 e-réservation est en attente de préparation.


Après avoir cliqué sur le bouton vous arrivez sur cet écran : 


Vous arrivez sur l'écran des e-réservations directement dans l'onglet "A enlever du rayon", cet onglet vous montre la liste des e-réservations en attente de traitement par le magasin.


            Voici les actions que vous pouvez effectuer : 


  1. A enlever du rayon : en cliquant sur cet onglet vous accéder aux e-réservations à traitées.
  2. Listing des e-réservations : Cet écran vous liste les e-réservations en fonction de l'onglet choisi.
  3. Annuler la e-réservation : Si vous n'avez pas la marchandise en magasin et que vous ne pouvez pas préparer la e-réservation vous pouvez l'annuler en cliquant sur ce bouton. La e-réservation sera annulée mais toujours visibles dans le back-office. Elle disparaît cependant de la caisse. 
    • L'internaute reçoit alors un mail le prévenant de l'annulation de sa e-réservation par le commerçant.
  4. Mettre de Côté : Lorsque vous souhaitez traiter une e-réservation, vous devez aller chercher la marchandise, une fois fait il vous reste à cliquer sur le bouton "Mettre de côté", la caisse va alors vous imprimer un ticket et envoyer un mail au client pour confirmer la e-réservation. 
    • Voici le ticket à imprimer que vous pouvez agrafer sur l'emballage de l'article préparé. 
    • Voici le mail reçu par l'internaute une fois la réservation traitée. 

    • A ce stade le client peut venir retirer la marchandise, le numéro de e-réservation, ainsi que la date limite de retrait  qui est indiquée dans le mail reçu.

    • En cliquant sur le bouton "Suivre ma réservation" l'internaute accède à un espace (non connecté) où il peut suivre les informations sur sa e-réservation mais également l'annuler. Vous pouvez voir ci dessous les deux espaces de suivi (Site web et Mobile) 

  5. A remettre en rayon : Cet onglet vous montre la liste des e-réservations ayant été annulées par l'internaute, mais également celle dont le délai à expiré (l'internaute n'est pas venu chercher la marchandise) 
  6. Liste des e-réservations : Vous liste toutes les e-réservations en attente de traitement, et également celles que vous devez remettre en rayon.                       


        Voilà, la e-réservation est traitée, il ne reste plus qu'a l'internaute de venir chercher son article avant le délai d'expiration. 



        b. Traiter une e-réservation via le Back-office 


Vous pouvez également suivre, traiter ou créer la e-réservation directement dans le back office. Pour cela vous devez vous rendre à la rubrique Vente > E-Réservations vous arrivez sur cette interface : 

 

   

Cette interface (que nous allons voir plus en détails) se décompose en deux parties, la première en haut permet la recherche, la deuxième partie permet le listing des e-réservations sur lesquelles vous pouvez effectuer des actions. Vous pouvez également "Créer une nouvelle e-réservation pour un client".


        1. La recherche :   Voici les différentes options qui vous permettent de filtrer les e-réservations.

               

                        1. Numéro d'e-réservation : Vous pouvez filtrer par numéro de e-réservation.

                        2. Client : Vous pouvez filtrer les e-réservations pour un client donné.

                        3. Date de la demande : Filtrage au niveau de la date de la demande de e-réservation.

                        4. Désignation article : Vous pouvez rechercher par désignation de l'article.

                5. Etat de l'e-réservation : Filtrage par états, les différents états disponibles sont                                  "Confirmée" - "Annulée"   - "Non traitée" 

                        6. Transférée en commande : Vous pouvez filtrer les e-réservations étant transférées en commande. Les                                 options disponibles sont "Oui" - "Non" - "Indifférent"                  


        2. Le listing :  Vous retrouverez ici la liste des e-réservations. (obtenu via la recherche), des informations vous permettent de mieux suivre vos e-réservations.

                        

                        1. Statuts : Voici les différents statuts d'une réservation.


                                           E-réservation annulée par le magasin


                                           E-réservation non traitée


                                           E-réservation confirmée par le magasin


                                           E-réservation non transférée en commande


                                           E-réservation transférée en commande


                                           Aucune réintégration effectuée


                                           Réintégration total du stock de la e-réservation


                                           Réintégration partielle du stock de la e-réservation.

                            

                        2. N° e-réservation : Vous indique le numéro de la e-réservation 

                        3. Client : Nom du client pour cette e-réservation

                        4. Magasin : Vous indique le magasin concerné par la e-réservation.

                        5. Date de la demande : Date à laquelle la e-réservation a été effectuée.

                        6. Date limite de retrait en magasin : Date limite avant que la e-réservation soit expirée. 


                        Le menu "Actions" ou l'icône  vous permet d'effectuer différentes actions sur une (plusieurs) e-réservation(s). Attention certaines actions (annulation, confirmation...) informeront automatiquement par mail l'internaute.


                        Vous pouvez  : 

                                -  Editer : Vous pouvez éditer et mettre à jour les informations de la e-réservation.

                                -  Voir fiche client : Vous êtes redirigé vers la fiche client.

                                -  Transférer en commande : Vous permet de transférer une e-réservation directement en                                                     commande.

                                -  Annuler : Vous pouvez annuler la e-réservation dans le cas ou vous n'avez pas le stock pour la                                           préparer.               


        3. La Création d'une E-réservation :   


Vous pouvez créer une e-réservation pour un client directement via le back office pour cela il faut cliquer sur le bouton  situé en haut à droite.


Vous accéder à la recherche client : 


    Il vous suffit de choisir le client sur lequel vous souhaitez effectuer la e-réservation. Pour cela vous devez tout simplement cliquer sur le nom du contact. 


Ps : Vous pouvez retourner à la liste des e-réservations en cliquant sur le bouton  situé en haut de cet écran.


Ensuite vous arrivez sur l'écran de la réservation : 


                    1. Date limite de l'e-réservation : Vous permet de sélectionner la date limite pour le retrait en magasin.

                    2. Nom du client : Le nom du client pour la e-réservation.

                    3. Email du client : L'email du client.

                    4. Magasin de retrait : Le magasin où sera retiré la e-réservation.

                    5. Prénom : Prénom du client.

                    6. Téléphone : Téléphone du client.

                    7. Ajout d'articles : Vous pouvez ajouter l'article via la recherche.


 


3. Finalisation de la vente.  


Maintenant que votre e-réservation est préparée, vous devez attendre le retrait par l'internaute. Celui ci va se présenter et vous fournir, pour récupérer sa e-réservation :

- Soit le numéro de e-réservation

- Soit son nom tout simplement


La e-réservation n'est pas une commande, en effet pour traiter une e-réservation, vous devrez la transférer en commande via le back office, ou Ajouter à la vente dans le cas ou vous traitez la e-réservation via la caisse. Vous pouvez ajouter des articles si besoin, et également changer le client car par défaut pour une e-réservation effectuée par un internaute non identifié, le client se nommera "Clients Divers"

                

                a. Via la caisse


                    

                                1. Sélectionner votre e-réservation

                                2. Ajouter cette e-réservation à la vente

                                3. Lancer le paiement et terminer la vente

                                4. Changer le client si besoin   

                                5. Ajouter des articles lors de vente additionnelle


                b. Via le back office 


                                        

                                1. Sélectionner votre e-réservation

                                2. Cliquez sur le menu action 

                                3. Transférer en commande

                                4. Changer le client si besoin   

                                5. Ajouter des articles lors de vente additionnelle



Et voilà vous savez maintenant traiter une e-réservation depuis la caisse, comme depuis le back office. 


Bonne E-réservations.