Cet article a pour but de vous assister à la création de votre 1ère commande (Cas simple) 


Tout d'abord vous devez comprendre les différents états d'une commande dont voici une capture. Vous pouvez visualiser les différents états dans l'onglet "Status". 

Vous retrouvez également divers informations tel que le Numéro de commande (N° CDE), le mode de règlement (RGL) , la Date de la commande, le nom du Client, le montant HT, TTC,  le taux de TVA ainsi que le montant de l'Accompte et le Solde dû par le client.



Voici la liste des pictogrammes utilisés vous indiquant l'état ainsi que leur définitions :


Prise en Compte : 

Indique si la commande à été prise en compte, vous pouvez utiliser le menu action  afin de prendre en compte cette commande. Cela peut être utile si vous êtes plusieurs à traiter la commande. L'état est indiqué sur l'extranet client.  


    La commande n'est pas prise en compte.


    La commande est prise en compte.


Paiement de la commande : 

Vous indique si la commande à été soldée, partiellement ou non. Vous pouvez utiliser le menu action  pour ajouter/annuler un acompte.


    La commande n'a pas été soldée.


    La commande à été réglée partiellement et donc un solde dû apparaît vous indiquant le montant restant pour régler en totalité la commande.


    La commande à été réglée en totalité.


Bon de livraison :


Cet état indique si la commande à été préparée ou non. Cette icône change d'état lorsque vous transférez une commande en bon de livraison. 


    La commande n'a pas été expédiée.

        

    La commande à été expédiée partiellement (certains articles présent dans la commande seront par exemple livrés dans un second temps) 


    La commande à été expédiée entièrement.


Colis : 


Cette icône apparaît si vous transférez un bon de livraison en colis, et est visible sur le bon de livraison ou  remplace l'icône du bon de livraison sur la commande. Il permet d'indiquez que le colis est en cours de livraison.


    Indique que le colis n'a pas été livré.

            

    Indique que le colis à été partiellement livré. 


    Indique que le colis à été livré.


Facture :


Cette icône indique si la commande à été facturée ou non. Pour facturer une commande vous pouvez utiliser le menu  et cliquez sur transférer en facture (vous pouvez effectuer cette manipulation sur la commande ou sur le bon de livraison). 


    La commande n'a pas été facturée.


    La commande à été facturée partiellement.


    La commande à été facturée.


Clôture :


Cette fonctionnalité permet une fois que la commande est traitée complètement de la clôturer. A utiliser avec précaution car une fois la commande clôturée il est impossible de la modifier. Si votre commande n'est pas terminée et qu'elle est clôturée il vous faudra recréer une commande. Vous pouvez  clôturer une commande via le menu . 


    La commande n'est pas clôturée.


    La commande est clôturée.


Entrepôt :


Indique si la commande à été réservée sur un seul entrepôt ou sur plusieurs. Certains articles peuvent être en stock dans des entrepôts différents. Il vous faudra rapatrier la marchandise dans l'entrepôt dédié à la vente (site web) avant de pouvoir traiter la commande. (Ou vous pourrez la traiter mais partiellement) 


    La commande utilise plusieurs entrepôts.


    La commande à été réservée sur un seul entrepôt.



Attention : Chaque pièce commerciale (BL, Facture...) a un statut validée ou non, représenté par les icônes ci dessous. Lorsqu'une pièce n'est pas validée, elle est modifiable. Une fois celle ci validée il n'est plus possible de la modifier.


    Pièce non validée.


    Pièce validée.


Exemple : 



Maintenant nous allons passer au traitement de votre commande, notre exemple montre le cas d'une commande simple c'est à dire qui à été payée totalement avec un envoi de la commande en une seule fois (BL non partiel).




Voici les étapes pour traiter votre première commande :



1) Transférer votre commande en BL :


    A partir de la commande vous devez la transférer via le menu  en BL (capture ci-dessous) , une fenêtre vous demandera de confirmer ce transfert. Il faudra cliquez sur oui.



Le système va vous demander également si vous souhaitez que le BL soit validé automatiquement en cochant la case indiquée ci dessous. Nous vous invitons au démarrage à ne pas valider celui-ci automatiquement. Car il est possible que vous souhaitez le modifier avant l'envoi. Rappel : Une fois le BL validé vous ne pouvez plus le modifier.




Vous pouvez retrouver votre BL (ex : BL0000059) dans l'onglet historique de la commande. (Vous visualisez également le numéro de commande ainsi que le numéro de règlement) 



2) Valider votre BL  :


Une fois votre BL créé il vous suffit de vous rendre sur celui ci. Vous devez vérifier que tout est correct avant tout transfert. Une fois fait il vous faudra valider votre BL comme le montre la capture. Car sans validation vous ne pourrez transférer votre BL. 


3) Transférer en colis (Optionnel) :


Si vous souhaitez que votre client puisse suivre son colis directement via l'interface, et si vous souhaitez avoir une traçabilité de vos colis dans le système nous vous invitons à transférer votre colis via le menu action à partir de votre BL. 

Vous pourrez renseigner le poids total de votre colis (il est calculé également en fonction du poids de vos articles, mais en fonction de votre paramétrage il se peut que vous soyez obligé de modifier le poids manuellement) . Vous pourrez également indiquer le lien de suivi afin que votre acheteur puisse suivre la livraison via son extranet client.


3) Transférer en facture  :


Vous voici à la dernière étape, la facture. A partir de la commande ou du bon de livraison vous pouvez transférer via le menu en facture. Vous pouvez en cliquant sur la case (capture ci dessous) valider automatiquement celle ci, si vous êtes sur de ne pas y retoucher. Si vous le faites pas il vous faudra validée la facture manuellement (même principe que le BL) afin que celle ci soit comptabilisée dans les statistiques.


Voici un récapitulatif de l'historique de votre commande une fois toutes ces actions effectuées. A chaque transfert vous pouvez retrouver l'historique de vos pièces commerciales sur cette interface.





Voici le récapitulatif final et ce que vous devez obtenir au niveau de la commande. L'icône tout à gauche a la place de l'icône de prise en compte n'a pas été présenté car il indique tout simplement que votre client à effectuée sa première commande. Il ne reste que l'icône indiquant que la commande n'est pas clôturée qui reste rouge. À vous de clôturer si besoin.